Насколько продуктивна многозадачность?

Считается, что чем больше человек владеет навыками одновременного ведения различных дел, тем более он продуктивен по сравнению с другими. Многозадачность = Продуктивность. Так ли это? Совершенно очевидно, что наше отношение к этому вопросу неоднозначно: кто-то считает, что многозадачность неэффективна, и даже вредна, а кто-то не только сам успевает одновременно вести огромное количество дел одновременно, но и успевает обучать этому искусству других людей. Совершенно естественно, что многих людей волнует вопрос: как вести несколько дел одновременно и все успевать?

Что такое многозадачность?

Принято считать, что многозадачность – это способность человека выполнять и вести несколько дел одновременно. Мне кажется интересным и более верными другие определения многозадачности:

Многозадачность (multitasking) – способность разбивать несколько видов деятельности на удобные для выполнения части с тем, чтобы возвращаться к прерванной проблеме, будучи обогащённым опытом параллельного решения других вопросов.

Многозадачность (multitasking) – ситуация, в которой работа над заданием останавливается с целью того, чтобы приступить к выполнению нового задания.

Вам приходилось видеть людей, которые одновременно выполняют несколько задач:

• Отправляют электронную почту и разговаривают по телефону.
• Смотрят телевизор и читают газеты.
• Присутствуя на мероприятии, делают заметки совершенно по другому поводу
• Управляют автомобилем и отвечают на телефонные звонки.

Как вы считаете, сложно управлять несколькими делами одновременно, или это тоже навык, который приобретается и постепенно становится нашей привычкой?

Да, многозадачность становится обыденностью в нашем сложном мире. И приходится успевать выполнять сто дел сразу, чтобы тебя не посчитали неудачником. Но какую цену мы при этом платим?

Исследования ученых доказывают, что люди не в состоянии справиться с более чем двумя задачами одновременно. Все дело в количестве лобных долей нашего мозга. Их всего две. Когда мы выполняем одну задачу, участки обеих лобных долей участвуют вместе в работе над задачей. Когда задач становится две, доли разделяют свои обязанности, и каждое полушарие сосредотачивается над своей целью.

Поэтому, имея в своем распоряжении всего две лобные доли, человек не в состоянии справиться с более чем двумя уникальными задачами. Когда добавляется третья, мозг вынужден заменить одну из первых задач.  То есть, мы лишь в малой степени способны к многозадачности, хотя справедливости ради надо отметить, что среди нас есть индивидумы, способные вести несколько десятков дел и проектов одновременно, например, гуру российского  инфобизнеса Андрей Парабеллум.

Его многозадачность кардинально отличается от нашей привычной: его цель – “зафиналить”, то есть довести до запланированного результата дело или задачу. Нет результата, значит грош цена твоей многозадачности. Результаты и достижения  должны быть обязательно.

Когда встречаешь таких людей, хочется быть похожими на них. Время и условия диктуют свои правила, и нам приходится обращать внимание на то, как и что им позволяет справляться с большим объемом разнообразных задач. Интересно разгадать их секреты, с помощью которых они намного эффективнее, чем мы.

Как выполнять несколько дел одновременно?

Но свои секреты они просто так не раскрывают. Скорее всего, потрясающие результаты их многозадачности кроются в высокой организованности, аналитическом мышлении, способности к анализу и синтезу, системном подходе. Сначала это просто полезные привычки, затем привычки становятся навыками личной эффективности, встроенными в нашу деятельность. Если по роду деятельности вас часто отвлекают от основного занятия, то обладая необходимыми навыками,  вы быстро найдете способы переключаться с одного занятия на другое. Даже имея ввиду, что для того, чтобы переключиться на текущее занятие, времени потребуется гораздо больше, чем было необходимо на выполнение этого задания.

Такая работа не нравится людям, более того это напрягает и создает неблагоприятный эмоциональный фон, в результате чего, домой мы приходим уставшие и выжатые, как лимон. Вероятность допущения ошибок в подобной стрессовой ситуации возрастает, все знают, насколько важно сконцентрироваться на выполнении важной задачи. Помехами может все, что отвлекает: музыка, разговоры, телефонные звонки, вопросы коллег и сотрудников.

Я думаю, что большинство из нас все-таки предпочитает концентрировать внимание на выполнении одной задачи, причем зная объем запланированных задач на день, постараться решать в короткие сроки, решая одну задачу за другой последовательно. Качество при этом не должно страдать.

Как справиться с многозадачностью

Есть несколько интересных приемов, которые позволяют вести несколько дел одновременно.

1. Работая в компьютере, оставить открытой всего лишь одну вкладку. После выполнения задачи эту вкладку можно закрыть и открыть следующую.

2. Говорят, что одновременно вести несколько дел помогает использование нескольких компьютерных мониторов – они решают проблемы с краткосрочной памятью и повышают продуктивность.

3. Прежде, чем начать работу над еще одной задачей, советуют ее предварительно разбить на подзадачи, используя технику “Помодоро”.  Суть этого метода в том, что, разбивая задачу (день) на структурированные части, вы сосредоточенно работаете над выполнением по 25 минут, делая кратковременные перерывы.

4. Важность планирования трудно переоценить, поэтому умение спланировать работу в режиме многозадачности будет крайне полезным. Важно научиться назначать приоритеты задачам и всегда решать в первую очередь самые важные и самые срочные. Знайте свое время, знайте свои задачи и планируйте их соответственно, советуют те, кто с этим легко справляется.

5. Мотивация. О ней кстати будет уместно упомянуть в контексте качества выполняемых задач. Используя и загружая своих сотрудников по-максимуму, руководители часто забывают оценить такой труд по достоинству, оставляя материальное вознаграждение на прежнем уровне. В результате – неизбежное ухудшение качества работы, так как лично он не заинтересован трудиться в поте лица, бесплатно выполняя дополнительные обязанности.

6. Совет использовать перерывы для смены обстановки и переключения на какую-либо другую деятельность позволяет не только сосредоточиться на отдельных задачах, но и дает возможность немного отдохнуть и чуть-чуть развлечься.

Подробнее о всех этих способах можно прочитать в разделах “Личная эффективность” и “Мотивация”,   что-то можно найти в других источниках. Важно понимать, что от многозадачности нам никуда, увы, не деться. Выгоднее будет овладеть инструментами такой деятельности и быть готовым к работе в таком режиме.

Чаще всего, нам не стоит гордиться своей “многозадачностью“, так как мы не несколько дел выполняем одновременно, а делаем их все-таки последовательно, переключаясь с одной задачи на другую. Самое главное – сосредоточиться на одной задаче, для того, чтобы общая продуктивность не снижалась. А если наступает момент, когда необходимо выполнять несколько дел одновременно, то в нашем арсенале имеется достаточное количество встроенных привычек, которые в авральном режиме справятся с несколькими делами в два счета.

Понимая, что режим многозадачности сам по себе не всегда продуктивен, надо понимать главное: надо видеть различия между ситуациями, и понимать, когда действительно необходимо выполнять несколько дел одновременно, и когда этого можно избежать. Надо стараться решать задачи по мере их поступления. За это наш мозг скажет нам спасибо.

О том, что многозадачный режим повышает уровень стресса,  хорошо написано в книге Лео Бабауты, которую  можно скачать здесь: («Focus free» – «Концентрируйся свободно»)

Успевайте больше за меньшее время вместе с «Копилкой эффективных советов».